La tecnología puede facilitar mucho el trabajo diario. Quién no se ha encontrado alguna vez con la necesidad de mandar o recibir un fax sin poder disponer de uno en ese momento o en ese lugar. Además, cada vez es menos necesario tener uno de estos aparatos en la oficina debido a su poco uso. Gran parte de culpa (o toda) del desuso del fax la ha tenido el correo electrónico. Pero también puede ser la solución al problema.
Así, la solución para muchas pequeñas empresas a las que no les renta invertir en un aparato que mande y reciba faxes puede ser usar el servicio que ofrece F@XVirtual, un modo de mandar y recibir faxes a través de Internet. Hay que señalar que existen otros servicios, como MyFax, gratuitos, aunque con menos posibilidades, pero seguramente suficientes para un usuario particular.
El servicio que presta F@XVirtual es una alternativa para ahorrarse los costes que supone la máquina de fax, sus consumibles y el papel. O sea, que además se puede considerar una alternativa más ecológica. Por si fuera poco, tiene otra gran ventaja: el fax siempre estará disponible, ya que está asociado a una cuenta de correo electrónico, es decir, que se recibirán los faxes a cualquier hora y se archivarán en la carpeta automáticamente. De hecho, todo el proceso de lectura y gestión de los documentos recibidos es mucho más cómodo y rápido al manejarse del mismo modo que el correo electrónico.
Para mandar un fax por este medio sólo hay que enviar un correo electrónico con el documento que se quiere enviar en formato Word o PDF. Ésta es la única pega: se requiere un escáner para mandar documentos que sólo se tienen en formato papel. Pero, muchas impresoras multifunción en la actualidad ofrecen esta tecnología. Y, en un momento dado, se puede hacer una fotografía con una cámara digital o, incluso, con un móvil. Hay que aprovechar la tecnología.
El coste del servicio de F@XVirtual es de 2,99 euros al mes más IVA. El servicio ofrece poder recibir un número ilimitado de faxes en el número contratado y se asegura que éste siempre pertenecerá a la empresa. Se incluyen también cincuenta páginas para enviar. A partir de esta cantidad, el precio aumenta por lotes, es decir, desde cien páginas por 12 euros hasta 2.500 páginas por 125 euros.
Se pueden asociar hasta cinco cuentas de correo para que los documentos lleguen a más personal de la oficina o a diferentes departamentos.